7 tips för att effektivisera din arbetstid

Den pågående situationen med coronaviruset har gjort att många, inte minst inom skolans värld, har behövt anpassa sig till nya sätt att jobba och nya arbetsrutiner. Känner du att din tid inte räcker till eller behöver du hjälp att strukturera ditt arbete? Här är 7 tips på hur du kan effektivisera din tid!

I ett försökt att minska takten på smittspridningen av COVID-19 har gymnasieskolorna i Sverige nu rekommenderats att gå från vanlig klassrumsundervisning till fjärrundervisning. 

En omställning som leder till nya arbetssätt och rutiner. Behöver du strukturera upp och prioritera bland dina arbetsuppgifter? Känner du att arbetsdagens timmar inte räcker till? Då bör du ta del av den här listan! 

1. Sätt upp en tidsplan för varje arbetsuppgift 

Att sätta upp en tidsplan för dina arbetsuppgifter kan förhindra dig från att bli distraherad eller prokrastinera. Har du en större uppgift att genomföra? Bestäm att du avsätter två timmar varje dag i ett par dagar som du helhjärtat ägnar åt just den uppgiften. Om du drunknar i mejl kan det vara bra att skapa en strategi där du går igenom inkorgen 30 minuter varje morgon och eftermiddag. Med en tidsplan kan du strukturera upp dina arbetsdagar på ett effektivt sätt. 

2. Använd en “att-göra-lista”

Har du mycket att göra kan du skapa en prioriteringslista för dagen. Varje större projekt går ofta att dela upp i delmål som gör det lättare att få en överblick av vad du har gjort och vad som är kvar att göra. Att skriva ner dina uppgifter gör att du inte behöver jonglera allt i huvudet som ofta leder till att man inte känner kontroll över situationen. Här hittar du fem appar som kan underlätta ditt arbete. 

3. Planera framåt

Här är tips på hur du kan planera framåt för att få så effektiva jobbdagar som möjligt: 

Kvällen före: Innan du går från jobbet, avsätt 15 minuter till att skriva ner dina viktigaste uppgifter för morgondagen. 

På morgonen: Skriv ner 3-4 av dina mest brådskande uppgifter och arbeta med dessa när du är som mest effektiv. Många känner att de har mest energi på morgonen och att det är då som de får mest gjort. Känslan av åstadkommande brukar göra resten av arbetsdagen lättare.

4. Följ 80/20 regeln

Enligt Paretoprinicpen, även kallad 80/20 regeln, kommer 80 % av resultaten från 20 % prestation. Principen skapades av den italienske sociologen och ekonomen Vilfredo Pareto som under tidigt 1900-talet observerade att 20 % av befolkningen ägde 80% av landets tillgångar. Han såg även att 20 % av det han hade planterat i sin trädgård gav 80 % av skörden. 

80/20 regeln brukar främst användas inom försäljning, då man menar att 80 % av försäljningen ofta kommer från 20 % av kunderna. Principen går dock att tillämpa på mycket annat. Ett tips är att varje dag titta på din “att-göra-lista” och för enkelhetens skull bestämma dig för fem uppgifter som du måste färdigställa under dagen. Principen kommer i förlängningen att göra dig effektiv när det handlar om att prioritera och färdigställa dina viktigaste uppgifter. 

5. Våga säg nej

Om du är en person som ofta tar på dig för mycket är du inte ensam. Du har säkert hört det förut, men det tåls att säga igen – våga säg nej. Det är främst viktigt att sätta dig själv och ditt eget välmående i centrum, samtidigt som uppgifter ofta blir halvdant gjorda om man inte hinner med. 

6. Du behöver inte vara perfekt

Det är inte fel att ha höga ambitioner och att vara noggrann, men att vara en perfektionist har även sina nackdelar. För en perfektionist är det ofta svårt att hitta en “good enough” nivå vilket gör att man lätt går över samma uppgift om och om igen. Inte så produktivt, visst? Du behöver inte vara “perfekt”, det existerar inte. Gör ditt bästa och gå vidare.

7. Strukturera din inkorg 

Har du en inkorg som svämmar över samtidigt som du blir stressad över att ha missat något viktigt? Ett sätt att få bukt med den överfulla inkorgen är att skapa ett system där du har koll på allt som trillar in. 

Skapa olika mappar för exempelvis de olika projekt du arbetar med. En bra grundregel är att mejlet inte får flyttas till en mapp förrän du tagit någon form av “action” på mejlet. 

Ett annat sätt kan vara att skapa dessa fem mappar: 

  • Åtgärd krävs: När åtgärden innebär att du måste lägga ned lite mer arbete på uppgiften. 

  • Väntar på svar: För mail som kräver svar från annat håll för att du ska kunna ta nästa steg eller slutföra din arbetsuppgift. 

  • Delegerat: För mail där du delegerat vidare uppgiften, men som du bör följa upp. 

  • Avslutat: Arkiv för sådant du är klar med, men som du ännu inte är redo att radera för alltid. 

  • Att läsa/referensinfo: T.ex. artiklar, nyhetsbrev eller länkar som du vill läsa vid annat tillfälle. 

För att få en total överblick av din inkorg är det bra att regelbundet rensa. 

  • Radera: Är det här mailet viktigt för dig? Är det något du verkligen behöver spara? Om inte, släng. 

  • Delegera: Är du rätt person för uppgiften? Om inte, delegera vidare uppgiften till någon bättre lämpad. Sätt en påminnelse om uppföljning vid annat tillfälle. 

  • Svara: Om det tar mindre än 2 minuter att svara på mailet - gör det på en gång. 

  • Skjut upp: Är det ett mejl som kräver tid att svara på, lägg det åt sidan och avsätt tid senare under dagen då du kan återkomma med ett bra svar. Du kan lägga in en påminnelse i din kalender.

  • Ta tag i direkt: Gäller allt som tar mindre än 2 minuter att slutföra, som t.ex. att skicka en mötesinbjudan eller kontrollera information. 

Oavsett vilken "action" du tagit är målet i slutändan att ha en tom inkorg, även om du kan hitta allt i mappar. 

Källor: Forbes, StoneBeach

Picture of Josephine Lindgren
Josephine Lindgren LinkedIn

Digital Content Specialist